Die Digitalisierung von Marketing-Prozessen hilft bei der Senkung der Produktionskosten

Die Digitalisierung sorgt vielfach für effizientere Prozesse bzw. Arbeitsabläufe. Das hat auch einen erheblichen Einfluss auf die Kosten. Anna Lübker, Co-Founderin und Geschäftsführerin der Digital-Produktion SALT21, errechnet aus dem selbst entwickelten Konzept "Business Optimized Content" eine signifikante Reduzierung der Produktionskosten von bis zu 40 Prozent. Nicht nur über die datengetriebene Auswahl des richtigen Contents, sondern auch über die digitale Transformation der Marketing-Prozesse. Wie das geht, beschreibt sie im nachfolgendem Gastbeitrag:

Wie in vielen anderen Branchen werden auch im Marketing immer noch unnötige Ressourcen und Gelder in der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Agentur verschwendet oder zumindest nicht zeitgemäß eingesetzt. Besonders deutlich wird das bei der analogen Pflege von Status und Abstimmungsterminen mit unzähligen Teilnehmer*innen. Die digitale Transformation ist noch nicht in den klassischen Marketingprozessen angekommen, die alten analogen Verfahren blockieren somit einen Großteil der Budgets, das doch für die Bespielung der immer weiter wachsenden Anzahl an Kanälen dringend benötigt würde.

Der Einsatz digitaler Tools zur Optimierung der Arbeitsprozesse erfordert definitiv ein Umdenken und die Akzeptanz aller Prozessbeteiligten, die gewohnte Arbeitsweise abzulegen und sich gemeinsam auf etwas Neues einzulassen. Zusätzlich zu dem bekannten Phasen-Modell von Tuckman, “Forming, Storming, Norming, Performing“, ist die digitale Projektierung von Kampagnen und anderer Kommunikationsmaßnahmen auf Grundlage der digitalen Transformation eine der wichtigsten Weichenstellungen zum kosteneffizienten Projekterfolg. Da Veränderungen immer erst einmal auf Widerstand stoßen, wird die Transition mit Sicherheit nicht reibungslos funktionieren. Jedoch: Durch die konzeptionelle Beteiligung aller Stakeholder*innen lässt sich das Risiko auf ein Minimum reduzieren.

Alle Beteiligten konzeptionell beteiligen

Auf dem Weg dorthin ist es zunächst zwingend notwendig, alle Stakeholder*innen abzuholen und ihre Rolle im bisherigen Marketingprozess zu dokumentieren. Die Vorgehensweisen lassen sich veranschaulicht in bekannten “Schritt-für-Schritt“ Prozessmodellen, wie z.B. Swimlane-Diagrammen und/oder einer RACI-Matrix darstellen. Was bisher gut gelaufen ist, muss ja nicht zwangsläufig durch ein neues Verfahren abgelöst werden. Die eigentliche Aufgabe der Dokumentation besteht allerdings darin, gemeinsam mit dem Projektteam (digitale) Optimierungspotenziale klar und deutlich offenzulegen und somit die individuellen Anforderungen an eine optimierte Vorgehensweise herauszuarbeiten. Auf Basis der konsolidierten Prozessanforderungen aller Beteiligten werden mit den Projektverantwortlichen im nächsten Schritt eine Priorisierung der Anforderungen und die entsprechenden Evaluierungsattribute definiert, um daraufhin das passende System zu bestimmen. 

Hier empfiehlt es sich, auf Industrie-Standards wie z.B. das Wiki Confluence zur Dokumentation von Prozessen, das aus der Software-Entwicklung bekannt ist, in Kombination mit dem Projektmanagement-Tool Jira der Firma Atlassian zurückzugreifen. Diese Plattformen sind mit digitalen Projektmanagement-Methoden und -Workflows gewachsen und verfügen out-of-the-box über Features wie eine aufgabenbasierte Zeiterfassung sowie je eine Kanban-Board- und Sprint-Engine, die leicht bis ins letzte Detail konfiguriert werden können. Zusätzlich existieren bereits viele mögliche Schnittstellen (APIs) zu Drittprogrammen, die beim Einsatz anderer Software oftmals aufwendig zu programmieren wären. Aber auch die visuell etwas ansprechenderen digitalen Aufgabenverwaltungs-Systeme wie z.B. Trello, Monday oder awork verfügen über die notwendigen Features und sollten in eine Evaluierung unbedingt mit einbezogen werden. 

Ein präzise evaluiertes System reduziert den Aufwand auf ein Minimum

Sobald die Entscheidung für ein geeignetes System getroffen ist, lassen sich die Tools in wenigen Schritten anhand der individuellen Anforderungen ohne aufwendige Programmierung konfigurieren. Die Basis hierzu bilden die dokumentierten Prozesse. Bei komplexen Infrastrukturen sollte allerdings auf einen Implementierungspartner oder den Inhouse-Systemsupport zurückgegriffen werden. 

Die bekannten Jobhandling-Tools sind ohne Probleme erweiterbar durch Datentransfer-Clouds wie Google Drive oder Box. Zusätzlich ist eine Integration von Abstimmungstools wie frame.io zu empfehlen, die es den unterschiedlichen Projektbeteiligten ermöglichen, Feedback, Kommentare oder Anpassungswünsche auf Marketingassets wie z.B. Videos toolgestützt zu konsolidieren sowie Abstimmungsschleifen zu dokumentieren und auf ein Minimum zu reduzieren.

Durch die veranschaulichte Dokumentation lassen sich die digitalen Prozesse in nur wenigen Schritten oder auch phasenweise in bestehende Teamstrukturen implementieren. Arbeitsschritte, die in der Vergangenheit viel Zeit und Kosten in Anspruch genommen haben wie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen, die Pflege von Statuslisten, Urlaubsübergaben und/oder aufwendige Freigabeprozesse, fallen komplett weg und werden digital über das Tool-Setup gelöst. Spätestens sobald auch die größten Widersacher*innen von Neuerungen im Detail durchschauen, wie die Tools den Arbeitsalltag erleichtern, wird diese digitale Transformation zum vollen Erfolg für alle Beteiligten.

Das Team von SALT21 hat diesen Ansatz sowohl intern auf Agenturseite als auch extern in der Zusammenarbeit mit Kunden unter verschiedensten Anforderungen bereits mehrmals implementiert, angewandt und damit auch unter realen Bedingungen getestet. Dabei hat sich bestätigt: Das Einsparungspotenzial auf beiden Seiten ist enorm, lässt sich über Dashboarding direkt messen und obendrein nach Bedarf kontinuierlich optimieren. Eine sprichwörtliche Win-win-Konstellation für alle.

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